Arbeitsablauf/-organisation, Qualitätsmanagement

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Aufgepasst – Neue Benutzeroberfläche von Acrobat DC Pro!

Gleich zu Beginn des Workshops sollten Sie, wenn Sie mit Adobe Acrobat DC Pro arbeiten, die Benutzeroberfläche in der aktuellsten Version auf die «Alte Ansicht» umstellen. Adobe hat es leider bis zum heutigen Tage bisher nicht geschafft, den Aktionsassistenten für die Stapelverarbeitung zu aktivieren!

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Wichtig bezüglich Kontrast und Auflösung

In diesem Video lernen Sie, worauf Sie beim Erfassen (scannen) von Belegen, Arbeitszeugnissen, Diplomen usw. achten sollten. Ein hoher Kontrast und eine gute Auflösung sollten als Grundlage für eine optimale OCR-Texterkennung Voraussetzung sein. Unabhängig, ob Sie die Dokumente via Scanner oder Smartphone digitalisieren.

Einleitung zum Workshop

Die effiziente Dokumentenarchivierung sollte ein wesentlicher Bestandteil einer Unternehmensführung sein. Sie ermöglicht die zeitlich unbegrenzte und unveränderbare Aufbewahrung von Archivmaterial. Dabei bietet die digitale Archivierung zahlreiche Vorteile wie: Platzersparnis, Zeit- und Kostenreduktion, rasches Auffinden von Dokumenten, Rechtliche Konformität (gemäss GeBüV, Geschäftsbücherverordnung Schweiz) legt verbindliche Regelungen über die Führung und Aufbewahrung von digitalen Dokumenten fest.

Mit Planung bessere Resultate erzielen!

Mit etwas Planung gibt es schneller bessere Resultate in der FileMaker-Entwicklung. In diesem Video teile ich eigene Erfahrungen.

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Dynamische Stempel – Fazit

Fazit: Bevor Sie mit der Erstellung von Stempeln beginnen, machen Sie sich Gedanken über Gestaltung, Grösse, Felder und Farbe. Damit Sie keine Schriftprobleme bekommen, sollten Sie auf Systemschriften wie Arial und Helvetica setzen. Es gibt Betriebe, welche auch die Stempel in Ihrer Hausschrift haben möchten. Das geht, wenn auf allen Computern diese installiert ist und die Stempel das Haus nicht verlassen. Speichern Sie Stempelvorgaben, um das Erstellen weiterer Stempel zu beschleunigen. So einfach wie in PDF-XChange Editor Plus, lassen sich meines Wissens in keinem anderen PDF Editoren dynamische Stempel erzeugen.

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Dynamische Stempel - Einstellungen speichern

Unter Datei > Einstellungen > Einstellungen verwalten, können Sie Programm-Einstellungen speichern, so auch Stempel. Diese lassen sich danach auf anderen Computern importieren und so einfach und rasch für andere Arbeitsplätze zur Verfügung stellen. Die Identität des Benutzers wird danach automatisch aus den Einstellungen des Programmes übernommen.

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Dynamische Stempel – weitere Beispiele

In diesem Video werde ich Ihnen weitere Beispiele von dynamischen Stempeln zeigen und wie Sie automatisch aus der Einstellung > Identität, den Benutzernamen für den dynamischen Stempel erzeugen können. Um die Erstellung von weiteren Stempeln zu beschleunigen, speichern Sie Stempelvorgaben für ähnliche Stempel, so beschleunigen Sie auch diesen Prozess. Damit die dynamischen Felder besser ersichtlich sind, also wo dynamische Eingaben im Stempel vorgenommen wurden, können Sie diese auch farblich von den statischen Texten abheben.

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Dynamische Stempel – simples Erstellen anhand von Stempelvorgaben

Definieren Sie die Grösse Ihrer Stempel und achten Sie darauf, dass Sie für Stempelvorgaben nur von einem Format ausgehen müssen. Über Menü Start > Stempel gelangen Sie zur Stempelpalette. Für dynamische Stempel gehen Sie auf «Stempel hinzufügen». Es öffnet sich ein neues Fenster für die Erstellung dynamischer Felder. Nun ist es ein leichtes, Ihre dynamischen Felder in den Stempeln anzubringen.

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Dynamische Stempel – Gestaltung und Farbdefinition

Bevor Sie mit dem Erstellen von dynamischen Stempeln beginnen, sollten Sie sich überlegen, welche Stempel Sie benötigen. Machen Sie sich Gedanken über die Gestaltung und Farbdefinition und lassen Sie eventuell Ihr Farben CI in die Gestaltung einfliessen. Achten Sie ebenfalls darauf, dass Sie ausreichend Platz für die Eingabe bei den Feldern freilassen in Ihrer Gestaltung.

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Dynamische Stempel – Einführungsvideo

Es gibt Software, bei denen solche dynamische Stempel zwar möglich sind, aber die Schritte diese zu erstellen, sind sehr kompliziert und es bedarf eines Grundwissen an JavaScript und Formulare erstellen. Auch die Speicherung solcher Stempel am richtigen Ort im Programm ist eine Herausforderung. Nicht so bei PDF-XChange Editor Plus (Win), hier nimmt einem die Software dies ab und macht es zu einem Kinderspiel, auch für JavaScript Laien wie mich. So funktioniert für mich intelligente Software, welche digitalisierte Prozesse vorantreiben kann!

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